如何管理檔案室密集柜中的文件

文件太多！如何管理檔案室密集柜中的文件，檔案室密集柜是存儲(chǔ)大量資料的一種非常常用的密集存儲(chǔ)裝具，即便是在當(dāng)今這個(gè)數(shù)字化的時(shí)代，很多文書(shū)工作及檔案管理也是非常需要這種實(shí)體裝具的。它具有存儲(chǔ)量大，便于存取及管理等特點(diǎn)，目前在各種檔案局包括大中型企業(yè)中運(yùn)用的都非常普遍。那么作為這么個(gè)大型的檔案裝具，里面的資料該如何歸類整理呢？一般都怎么進(jìn)行管理呢？我們來(lái)參考下檔案管理總局下發(fā)的檔案管理規(guī)定吧！辦公室根據(jù)各部門(mén)和各部門(mén)上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來(lái)監(jiān)督各部門(mén)及各部門(mén)檔案的管理工作。須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。 公司檔案的分類及編號(hào)：指定資料員經(jīng)辦公室培訓(xùn)后，按有關(guān)檔案分類及編號(hào)要求操作。在業(yè)務(wù)中對(duì)外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按處理。檔案室密集柜

借閱：因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。分級(jí)查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對(duì)的制定權(quán)。檔案?jìng)浞葜贫裙�司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。各部門(mén)應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對(duì)存入電腦的資料、檔案，按計(jì)算機(jī)管理辦法管理。

備份盤(pán)與源盤(pán)應(yīng)分開(kāi)存放，公司的備份盤(pán)應(yīng)在公司外保存。為加公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。本規(guī)定所稱的檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有辦存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。公司及各部門(mén)、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)公司各部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員）。檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，辦公室負(fù)責(zé)接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門(mén)、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。