讀完這個你就明白檔案室密集柜的文件管理了

讀完這個你就明白檔案室密集柜的文件管理了，檔案室密集柜的文書人員在起草文件的過程中，要做到內(nèi)容詳實、準(zhǔn)確并根據(jù)文件的性質(zhì)及運用場合的不同而選用不同的書寫和表達方式，做到適時、貼切。各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱，文件下發(fā)時要迅速、及時，并做好下發(fā)記錄；若是一些需要回收的表格和文件，還要做好事后的回收工作。文件下發(fā)后要及時進行整理存檔；對于回收的資料也要及時整理存檔。有限定發(fā)放范圍的文件，要注意做好相關(guān)的保密工作。檔案資料管理檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中，應(yīng)嚴(yán)格登記。檔案室密集柜

借閱文件應(yīng)在借閱指定地點進行并在指定期限內(nèi)按時歸還，借閱文件資料時嚴(yán)格按照文件密級管理為準(zhǔn)執(zhí)行，同時辦理檔案資料借閱手續(xù)。所有檔案資料均要定期清查，借出的檔案資料要在指定期限內(nèi)歸還，若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查處理，并且及時采取補救措施；對絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進行核對，必須做到物單相符。借閱的文檔資料未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得隨意擴大閱讀范圍，否則將進行嚴(yán)肅處理。機密、絕密類文檔資料如需復(fù)制和摘抄，必須經(jīng)總經(jīng)理批示。

收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時，應(yīng)由指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施。對各類文檔資料應(yīng)指定其存檔期限，以便及時清理。在部門主管安排、監(jiān)督下，定期對退檔資料進行銷毀，并且及時在文檔目錄上做出更改，確�，F(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。檔案柜中的資料應(yīng)保持干凈、整潔、明了。各部門文檔負(fù)責(zé)人對自己所負(fù)責(zé)保存的文檔資料要有詳細(xì)的目錄，對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作，若因丟失、文件備份不及時或泄露相關(guān)機密，從而給公司帶來損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)的處罰。文檔資料負(fù)責(zé)人對所有保存文檔要按順序分類存放，同時做出相對應(yīng)的文檔目錄清單，如果有新資料入檔，必須在文檔目錄中及時添加。

若文檔負(fù)責(zé)人離職時，須按文檔目錄清單做好工作交接，按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對，如果出現(xiàn)物單不符，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)處罰。新接管檔案管理的負(fù)責(zé)人要盡快熟悉負(fù)責(zé)保存的文檔，繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作，并及時對文檔進行更新、備案。